Em continuidade aos artigos que já publiquei, comentaremos agora, especificamente, o uso de boas práticas pelos agentes de cargas (ou Freight Forwarders) interessados ou já certificados como Operadores Econômicos Autorizados (OEAs), conforme a Instrução Normativa RFB nº 1.598, de 9 de dezembro de 2015.
Inicialmente, para essas empresas é necessária a realização de uma avaliação completa em suas práticas de segurança, baseando-se em gerenciamento de riscos e medidas de segurança apropriadas à sua característica de atuação. Em seguida, deverão ser implementados e mantidos critérios de segurança que garantam o processo de melhoria contínua das boas práticas utilizadas.
Ainda como parte introdutória, devemos reconhecer que um agente de cargas, normalmente, não desempenha um papel significativo nos aspectos físicos do armazenamento, carregamento, transporte e distribuição de mercadorias, mas desempenha um papel muito importante no manuseio da informação, especialmente a que é transmitida entre os transportadores, as aduanas e as outras partes da cadeia logística. Nesse sentido – e antes de mais nada -, o papel do agente de cargas é também o de educar e motivar os outros membros da cadeia logística, para que estes participem de programas de Supply Chain Security, tais como o de Operador Econômico Autorizado (OEA).
Abaixo, estão apresentados alguns critérios mínimos que devem ser considerados pelas empresas de agenciamento de cargas para a obtenção e manutenção de seus controles internos:
O termo “parceiros comerciais” inclui todos os prestadores de serviço dentro da cadeia logística, os quais podem ser considerados os transportadores internacionais, nacionais e outras empresas, conforme suas obrigações. As empresas de agenciamento de cargas deverão implementar procedimentos para o estudo de novos parceiros e para a manutenção dos atuais, com avaliações que vão além dos requisitos financeiros, e devem ser definidos indicadores de segurança. As empresas deverão cooperar para identificar quais informações específicas – sobre quais fatores, práticas ou riscos – são relevantes para os processos.
Cabe registrar que as empresas de agenciamento de cargas deverão assegurar que seus parceiros, por contrato, se comprometam a seguir as recomendações de segurança internacional.
As empresas de agenciamento de cargas devem, juntamente com os importadores e exportadores, definir instruções para a segurança nos locais de carregamento, inspeção e lacração apropriada das embalagens e unidades de cargas (containers e baús), visando à manutenção da integridade dos processos. Essas empresas deverão também solicitar aos seus parceiros comerciais que seja realizada uma inspeção no veículo e na unidade de carga (“inspeção de sete pontos”), antes de serem carregados.
É fundamental o fechamento com lacre das unidades de carga, para a manutenção da segurança da cadeia logística. Esses lacres deverão obedecer (ou exceder) à Norma ISO 17712 para lacres de Alta Segurança.
O controle de acesso físico deverá ser capaz de impedir a entrada, não acompanhada ou não autorizada, nas instalações da empresa. É necessário que se mantenha o controle de acesso dos funcionários e visitantes para proteção dos ativos da empresa. Os pontos de acesso deverão possuir controle de identificação positiva para todos no momento de entrada. Os empregados e fornecedores de serviço somente devem ter acesso às áreas da empresa onde tenham necessidade legítima de trabalho.
Para os funcionários e visitantes, a empresa deverá implementar e manter procedimentos para a entrega, devolução e modificação dos dispositivos de acesso, tais como chaves, cartões de proximidade etc.
Visitantes deverão apresentar uma identificação com foto no momento de ingressar nas instalações da empresa, deverão ser acompanhados todo o tempo e exibir em local visível sua identificação temporária.
A empresa deverá implementar e manter processos para avaliar os candidatos com possibilidades de emprego, e realizar verificações periódicas dos empregados atuais.
Ao término do contrato de serviço, a empresa deverá providenciar a retirada da identificação do colaborador e eliminar a permissão de acesso às instalações e aos sistemas, para os funcionários que foram desligados da empresa.
Medidas deverão ser implementadas para garantir que as informações transmitidas pelas empresas de agenciamento de cargas sejam coerentes e de ótima qualidade (sendo completas e claras),com o objetivo de que autoridades possam maximizar o uso de ferramentas de classificação para liberação da mercadoria, ou para a designação de um exame físico. Os procedimentos serão definidos para assegurar que toda informação fornecida pelo importador, exportador, embarcador etc., que seja utilizada para a liberação das mercadorias, esteja legível e protegida contra modificações, perda ou introdução de dados errados.
Em compliance com a legislação aduaneira, o agente de cargas deverá orientar que seu cliente (importador ou exportador) realize os reportes correspondentes e – quando for o caso – dos itens faltantes ou sobrantes ou das anomalias das quais tenha conhecimento.
As instalações onde são realizados o manuseio e o arquivamento de documentos – assim como os possíveis locais usados para realizar a entrada ou saída de mercadorias internacional – deverão possuir barreiras físicas e elementos de identificação, para garantir contra o acesso não autorizado.
As empresas de agenciamento de cargas deverão implementar ferramentas para identificar o abuso dos sistemas de computação, e detectar o uso inapropriado e a manipulação indevida (ou mesmo alteração) das informações comerciais.
Deverão ser tomadas medidas para proteger a informação eletrônica, inclusive informando aos empregados a necessidade de proteger suas senhas e o acesso aos computadores.
As empresas deverão implementar e manter um programa de conscientização para reconhecer e criar consciência sobre as ameaças em cada ponto da cadeia logística.Os empregados deverão conhecer os procedimentos estabelecidos pela empresa para considerar uma situação e como denunciá-la.
Deverá ser oferecida capacitação específica para ajudar os empregados a manter a integridade da mercadoria, reconhecer conspirações internas e proteger os controles de acesso.
Concluímos este artigo afirmando que os critérios mínimos aqui apresentados estão sendo desenvolvidos especialmente com o objetivo de identificar grupos de empresas que possuam práticas seguras e efetivas, desenhadas para melhorar o desempenho da cadeia logística e mitigar a possibilidade de que esta possa ser contaminada por agentes ilícitos. As medidas de segurança de uma cadeia logística segura reduzem os riscos de roubo, perdas e contrabando de mercadorias e, quando não aplicadas, poderão facilitar a introdução de elementos perigosos no fluxo do processo.
(DANIEL GOBBI COSTA é formado em Administração de Empresas com habilitação em Comércio Exterior, especialização em Logística, Qualidade e Gerenciamento de Projetos. Atua, desde 2007, na área de Auditoria/Consultoria Logística e Comércio Exterior, participando de projetos de implementação e manutenção de controles internos. Sócio-responsável nas empresas Alliance Consultoria e Treinamento Empresarial e Innova Consultoria Empresarial e Qualificação Executiva)
Fonte: Sem Fronteiras